E-Rechnungspflicht im Handwerk 2026 — was Dein Betrieb jetzt tun muss.

Was eine E-Rechnung ist — und was nicht.

Der häufigste Irrtum zuerst: Eine PDF, die Du per Mail schickst, ist keine E-Rechnung. Eine PDF ist im Grunde ein Foto der Rechnung — ein Mensch kann sie lesen, ein Programm nicht sauber auslesen. Papier und einfache PDF heißen im Gesetz jetzt „sonstige Rechnung".

Eine echte E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der EU-Norm EN 16931. In Deutschland gibt es dafür zwei gängige Formate:

• XRechnung — eine reine Datendatei (XML). Für Menschen kaum lesbar, für Programme perfekt. Das ist das Format, das Behörden verlangen.
• ZUGFeRD — eine ganz normale PDF, in die die strukturierten Daten unsichtbar eingebettet sind. Du siehst eine lesbare Rechnung, das Programm liest im Hintergrund die Daten.

Seit wann gilt was? Die Fristen.

Es gibt zwei Seiten: E-Rechnungen empfangen und E-Rechnungen selbst verschicken. Das wird oft durcheinandergeworfen. Deshalb hier klar getrennt und nach Datum sortiert:

Für wen die Pflicht gilt (und für wen nicht).

Die E-Rechnungspflicht gilt für Rechnungen zwischen zwei Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind — für einen Betrieb in MV heißt das praktisch: Geschäftskunden in Deutschland. Drei Fälle, bei denen Handwerker regelmäßig aufatmen können:

• Privatkunden. Für Rechnungen an Privatleute gilt die Pflicht nicht. Der Familie, deren Bad Du saniert hast, schickst Du weiter eine ganz normale Rechnung.
• Kleinunternehmer (nach § 19 UStG) müssen selbst keine E-Rechnungen ausstellen — das ist dauerhaft so geregelt. Empfangen können müssen aber auch sie.
• Kleinbetragsrechnungen — Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 € brutto — dürfen weiter als Papier oder einfache PDF ausgestellt werden. Der Materialbon vom Baumarkt bleibt also, wie er ist.

Die Checkliste: Was Dein Betrieb jetzt tun muss.

Empfang und Aufbewahrung einrichten.

Rein rechtlich reicht zum Empfangen ein E-Mail-Postfach. Aber „ankommen" und „verarbeiten können" sind zwei verschiedene Dinge: Wenn eine XRechnung als kryptische Datei ungeöffnet im Postfach liegt, hast Du nichts gewonnen. Genau dafür sind die feste Mailadresse und der passende Betrachter aus der Checkliste oben da — sie sorgen dafür, dass die Rechnung nicht nur ankommt, sondern auch lesbar bei Dir und Deinem Steuerberater landet.

Bei der Aufbewahrung gilt: Die E-Rechnung ist im Original eine Datei — und die musst Du elektronisch, unveränderbar und acht Jahre aufbewahren. Diese Regeln (die „GoBD") klingen technisch, laufen in der Praxis aber über Deine Software und Deinen Steuerberater. Deine Aufgabe ist vor allem, die Datei nicht zu verlieren und nicht als Ausdruck zu „ersetzen".

Was wir dabei machen — und was nicht.

Damit hier keine falsche Erwartung entsteht — offen gesagt: werkkante richtet den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen in Deiner vorhandenen Software ein. Wir sorgen dafür, dass eingehende E-Rechnungen sauber ankommen, sich öffnen und lesen lassen und den Weg zu Deinem Steuerberater finden.

Was wir nicht machen: keine Buchhaltung, keine Lohnabrechnung, keine Stundenerfassung, keine Warenwirtschaft und kein Archivsystem. Das bleibt bei Deiner Fachsoftware und Deinem Steuerberater (DATEV, Lexware, pds, Sander, Streit und wie sie alle heißen). Wir arbeiten mit Deinem System zusammen und ersetzen es nicht.

Mehr dazu, welche digitalen Kleinigkeiten im Betrieb abends am meisten Büro-Zeit sparen, steht auf unserer Leistungsseite: Digitale Abläufe fürs Handwerk einrichten lassen.

Realistische Erwartung.

Es gibt kein Bußgeld dafür, dass Du „die E-Rechnung noch nicht hast". Der reale Hebel ist ein anderer. Ein Lieferant schickt Dir irgendwann nur noch eine E-Rechnung. Kannst Du sie dann nicht öffnen, bremst das Deine Buchhaltung aus. Im Zweifel gibt es Rückfragen vom Finanzamt oder Deinem Steuerberater. Deshalb der ruhige Weg: den Empfang jetzt sauber aufsetzen, den Rest bis zu Deiner Frist in aller Ruhe angehen.

Häufige Folge-Fragen.

Ist eine PDF eine E-Rechnung?

Nein. Eine normale PDF ist nur ein Bild der Rechnung. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz — in Deutschland als XRechnung oder ZUGFeRD.

Muss ich als kleiner Betrieb schon E-Rechnungen verschicken?

Empfangen: ja, seit 2025. Verschicken: Wenn Dein Vorjahresumsatz unter 800.000 € liegt, erst ab 2028. Kleinunternehmer müssen gar keine ausstellen.

Muss ich Privatkunden E-Rechnungen schicken?

Nein. Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen. An Privatleute schickst Du weiter eine ganz normale Rechnung.

Brauche ich dafür teure neue Software?

Meistens nicht. Zum Empfangen reicht ein E-Mail-Postfach, und die gängigen Handwerker- und Rechnungsprogramme können E-Rechnungen längst — oft ist die Funktion nur nicht eingeschaltet.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Acht Jahre, elektronisch und unveränderbar im Original (die Frist wurde 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt). Der Ausdruck ersetzt die Datei nicht.

Wenn Du den Empfang nicht selbst einrichten willst: Wir setzen das in Deiner vorhandenen Software auf. Alle Details auf der Leistungsseite: Digitale Abläufe fürs Handwerk.

Quellen & Rechtsgrundlagen.

Die Angaben in diesem Artikel stützen sich auf das Umsatzsteuergesetz und das maßgebliche Schreiben des Bundesfinanzministeriums — zum Nachlesen, falls Du es genau wissen willst:

• § 14 UStG (in der Fassung des Wachstumschancengesetzes vom 27. März 2024) — Pflicht zur E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen; die E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Format nach der EU-Norm EN 16931.
• § 27 Abs. 38 UStG — die zeitliche Staffelung: Empfang ab dem 1. Januar 2025; beim Versand bleiben Papier und PDF bis Ende 2026 zulässig, für Betriebe mit bis zu 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027; ab dem 1. Januar 2028 ausnahmslos E-Rechnung.
• § 34a UStDV — Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen selbst keine E-Rechnung ausstellen.
• § 33 UStDV — Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto dürfen weiterhin als Papier oder einfaches PDF ausgestellt werden.
• § 14b Abs. 1 UStG und § 147 Abs. 3 AO — Aufbewahrung; die Frist wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt.
• BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (Az. III C 2 – S 7287-a/23/10001 :007) — die Verwaltungssicht zur Einführung der E-Rechnung, samt der Aussage, dass zum Empfang ein E-Mail-Postfach genügt.

Stand der Angaben: Juli 2026. Gesetze und Verwaltungsvorgaben ändern sich — im Zweifel die aktuelle Fassung prüfen oder kurz mit Deinem Steuerberater sprechen.